UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA NA NAJBOLJI NAČIN

Upravljanje i rad sa dokumentima predstavlja jedan on najvažnijih aspekata modernih kompanija

Upravljanje i manipulacija dokumentima

Upravljanje i manipulacija dokumentima predstavlja jedan od najvažnijih aspekata modernih kompanija. Međutim upravljanje dokumentima sa sobom nosi i niz problema. Evo nekoliko najčešćih problema sa kojim ste se možda već i susreli:

Neorganizovanost

Bez odgovarajućeg sistema za upravljanje dokumentima, može biti teško da se pravilno organizuju i prate isti. To može dovesti do gubitka ili oštećenja važnih informacija.

Kompatibilnost formata

Dokumenti dolaze u različitim formatima, a neki od tih formata mogu biti nekompatibilni sa određenim sistemima ili softverima.

Daljinsko radno mjesto

Sa sve većim brojem ljudi koji rade na daljinu, printanje može biti logistički izazov. Ljudima koji rade od kuće možda nisu dostupni isti resursi za printanje, kao u uredu.

Troškovi

Troškovi papira, tinte ili tonera, kao i održavanja printera, pa i potrošnja električne energije i druge opreme, vremenom samo rastu. Pored toga, postoje i skriveni troškovi radnog vremena zaposlenih, koje je potrošeno na printanje, popravak printera, zamjenu tonera i sl.

Skladištenje

Fizički dokumenti zauzimaju prostor, dok digitalni dokumenti zahtijevaju elektronsko skladištenje. Fizička arhiva je uglavnom skuplja, ali i neophodna radi zakonskih i propisa definisanih određenim standardima.

Sigurnost

Printani, ali i digitalni dokumenti mogu biti izloženi riziku od krađe, gubitka ili nenamjernog otkrivanja. Posebno je problematično ako su dokumenti osjetljive prirode.

Verzije dokumenta

Ukoliko postoji više verzija istog dokumenta, može biti teško odrediti koja je najnovija ili najtačnija verzija. To može dovesti do grešaka i nejasnoća.

Kako riješiti probleme nastale pri upravljanju dokumentima?

Kako bi olakšali ovaj segment poslovanja našim klijentima nudimo:

I Rješenja za optimizaciju i kontrolu printa

Za naše klijente smo pripremili ponudu sistema za upravljanje printanjem u organizacijama. Klijentima nudimo:

1.

Analizu troška i organizacije poslova printanja

2.

Konsalting za odabir adekvatnog modela optimizacije

3.

Printere i kopir aparate koje klijent može kupiti ili iznajmiti, a briga o uređajima je naša

4.

Sistem kontrole printa (informacije i izvještaji o količini printa po radnom mjestu / službi / uposleniku)

5.

Plaćanje na mjesečnom nivou

Zastupnici smo renomiranih svjetskih kompanija, kao što su Canon, HP, EPSON i Sharp čiji smo ovlašteni distributer i servis za područje Bosne i Hercegovine.

II Microsoft 365

Microsoft 365 (ex. Office 365) predstavlja set alata za poboljšanje lične i organizacione efikasnosti, razmjenu informacija, pohranu podataka i organizaciju rada u timovima. Upravljanje dokumentima je lakše uz ovaj set. Neki od alata dostupni u Microsoft 365 pretplati:

Word, Excel, PowerPoint

Ovo su svima poznate aplikacije za kreiranje i uređivanje tekstualnih dokumenata, proračunskih tablica i prezentacija.

OneDrive

Ovo je servis za skladištenje u oblaku koji omogućava korisnicima da sačuvaju i dijele dokumente. Ovaj servis omogućava pristup dokumentima sa bilo kojeg uređaja, bilo kada i bilo gde, što može poboljšati fleksibilnost i produktivnost.

SharePoint

Ova platforma omogućava korisnicima da kreiraju web stranice i portale za dijeljenje dokumenata i informacija unutar organizacije.

Teams

Ova aplikacija služi za komunikaciju i saradnju u timovima. Omogućava chat, video konferencije, dijeljenje dokumenata i rad na njima u realnom vremenu, što olakšava saradnju na projektima.

Outlook

Email klijent koji također uključuje kalendar, upravljanje zadacima, upravljanje kontaktima i bilješke.

Planner & To Do

Alati za upravljanje zadacima koji omogućavaju timovima da organizuju rad, prate rokove i dijele informacije o zadacima.

Za naše klijente smo obezbijedili:

Konsalting za odabir adekvatnog paketa
Edukaciju za korištenje aplikacija unutar Microsoft 365
Naprednu implementaciju Microsoft 365 kako bi se povećao stepen iskorištenosti investicije
Uslugu upravljanja licenciranjem (dodjela, administriranje i brisanje korisničkih računa)
Podršku korisnicima

III Rješenje za uspostavljanje digitalnog protokola i digitalne arhive

Koristeći rješenje Therefore DMS (Document management system) kopanije Canon, za naše klijente možemo implementirati:

Uspostavljanje digitalne arhive i elektronskog protokola usklađenog sa važećim zakonskim propisima
Automatsku organizaciju dokumenata u arhivama
Trenutni pristup svim dokumentima sa bilo koje lokacije u bilo koje vrijeme
Pretraga na nivou oznake dokumenta ili podatka u dokumentu
Održavanje standarda usklađenosti i pravovremeno uništavanje dokumenata
Kroz sistem prava pristupa spriječiti neovlašeni pristup dokumentima
Mogućnost formiranja arhive u cloudu, te jednostavno povećanje ili smanjenje potrebnog prostora za arhiviranje dokumenata

IV Uspostavljanje automatskih procesa u kretanju dokumenata

Također, uz pomoć Canon Therefore DMS rješenja za naše klijente uspostavljamo automatizaciju sistema kretanja dokumenata i rada na istim. Upravljanje dokumentima može biti olakšano uz njega. Napredni procesi unutar DMS-a mogu uključivati automatske funkcije, integracije sa drugim sistemima, grananje procesa na osnovu specifičnih kriterija, i napredne funkcije za praćenje i izvještavanje.

U nastavku donosimo nekoliko mogućnosti koje se obično smatraju djelom naprednog procesa unutar DMS-a:

Automatsko usmjeravanje

Dokumenti se automatski prosljeđuju relevantnim stranama na osnovu predefinisanih pravila. Na primjer, račun može biti automatski poslat odgovarajućem menadžeru za odobravanje čim se primi.

Automatski podsjetnici i obavještenja

Sistem može automatski poslati podsjetnik ili obavještenje kada je nešto potrebno od korisnika, kao što je odobrenje dokumenta, ili kada se određena akcija dogodi, kao što je odobrenje računa.

Grananje procesa

Proces se može granati ili divergirati na osnovu specifičnih kriterija. Na primjer, ako iznos na računu premašuje određenu vrijednost, može biti potrebno dodatno odobrenje.

Napredno praćenje i izvještavanje

Sistem može automatski pratiti sve akcije koje su preduzete na dokumentu i omogućiti napredno izvještavanje na osnovu tih podataka. Ovo može pomoći organizacijama da identifikuju uska grla, poboljšaju procese i održavaju usklađenost.

Integracija sa drugim sistemima

DMS može biti integriran sa drugim sistemima, kao što su ERP ili CRM sistemi, kako bi se olakšao protok informacija i smanjio potreban manuelni rad.

Automatsko popunjavanje formulara

Kroz integraciju sa drugim sistemima ili predefinisanim pravilima, DMS može automatski popuniti polja na formularima ili dokumentima, smanjujući manuelni rad i smanjujući greške.

V Specijalni skeneri

Kao ovlašteni distributer i servis njemačke kompanije ImageAcess, kompanije koja proizvodi specijalizovane skenere, u našoj ponudi možete pronaći:

Bookeye skeneri

Bookeye skeneri koji se koriste za digitalizaciju knjiga, časopisa i slične građe. Ovi skeneri su profesionalno tehnološko rješenje za digitalizaciju, a ne samo foto-senzor montiran na skupocjenom okviru. Posebno je dizajniran i projektovan kao skener knjiga za samoposluživanje, formata 14% veće od A2 (460 X 620 mm) sa intuitivnim softverom koji je ugrađen u operativni sistem skenera. Skeneri dolaze sa integrisanim računarom i monitorom za samostalan rad.

WideTek skeneri

WideTek skeneri za velike formate (do 60“) i umjetnine kojima možete skenirati umjetničke slike ili predmete, mape, inžinjerske CAD crteže, filmove i negative u vrhunskoj kvaliteti. WideTEK ART su skeneri koji omogućavaju jednostavno skeniranje umjetničkih djela kao što su uljane i akrilne slike, akvareli, ugalj, pastelni crteži, medijski kolaži i antički umjetnički predmeti u optičkoj rezoluciji od 600 dpi do formata od 914 x 1524mm.

Spajamo tehnologiju i ljude

Upravljanje dokumentima može biti veoma zahtjevan posao ako nemate prave alate za njega. Ukoliko tražite rješenje za upravljanje dokumentima, Imtec je pravo mjesto za vas, jer uz adekvatnu konsultaciju sa klijentom pronalazimo odgovarajuće rješenje shodno vašim potrebama.

– Imtec solutions –